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話し合いや意見の集約は
ひとりで感がるよりも効率的
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先日のブログで
会議の種類は
1.報告会議
2.企画会議
3.日程会議
4.問題解決会議
この4つあるよと書き、
報告会と企画会議を
説明しました。
今回は日程会議と
問題解決会議について
書いていきます。
日程会議は
情報や目的を集約して
スケジュールを決定するためです。
日程を合わせるには、
会議内だけでの認識だけではたりません。
参加者は、
現在のスケジュールを把握して
会議に臨まなければいけないのです。
とにかく、
優先順位を確認します。
話が決まった時系列で
タスクを管理しちゃだめです。
仕事というのは、頼まれた順とか
決まった順にやればいいわけではなく
目的順に取り組んでいくのです。
そもそも目的が
売上の達成なのか
イメージアップ戦略なのか
問題解決なのか、
正しく把握しておくのです。
最後の問題解決会議は、
その名の通り
問題を解決する方法を
見つけるために開きます。
その議題は、
2点の見極めから始まります。
まず、なぜ
問題が起こってしまったのか？
そして、
その問題に対して、
どんな解決方法があるのか？
という2点です。
問題が発生した時の盲点は
すみやかに解決することだけではありません。
二度と同じトラブルを起こさないよう
問題の本質を見極めることです。
そのため問題解決会議は、
現場の意見を柔軟に聞く姿勢が
リーダーに求められます。
この会議は定期的ではなく、
緊急招集でｓから
準備の時間がありません。
その場で頭をフル回転させて、
対処するための論理思考力が必要です。
ですから同時に
問題発見のための会議でもあります。
役職に関係なく、
フラットに意見を言える
雰囲気を作らねばいけません。
品質問題だけでなく、
営業方法やマーケティングなど、
議題が多岐に渡ります。
会議には
目的によって
さまざまな特徴があります。
話し合いや意見の集約は
ひとりで考えるよりも効率的です。
今後の予測や
問題を解決するために会議は
頻繁に行うのが望ましいでしょう。
みんな忙しいですし、
仕事で疲れていますから、
限られた時間を
有効卯に利用する施策が必要です。
何時に始まって、
何時に終わるか
前もって決めておくのです。
そして会議には
遅刻や早退のないよう
くれぐれも確認しておきます。
前日には
「明日の○○会議ヨロシクです」
当日にも
「今日○時からの会議、楽しみだね」
といったメッセージを
関係者のいるグループ内で
意識的に流しておきましょう。
そして会議での発言が
慣例的になってしまったり
吊るし上げ使われないよう
高い意識を養うこと。
会議の質を上げるのは、
部下ではなく上司や管理職の仕事です。
時間を無駄に使わないために
目的に沿った会話を心掛けましょう。
とにかく
話の長い人は嫌われますからね。
上司や年長者は、
何度も同じ話で口説くならないよう
言葉を選んで手短に話すこと。
運息を和らげるのは大切ですが、
親父ギャグと自慢話は厳禁でえす。
お互いに意識しあって
上質な会議になるように心掛ければ
必ず有益な組織が作れます。
